关于做好2022届毕业生档案材料
归档工作的通知
各学院及相关部门：
为了做好2022届毕业生档案材料收集、整理、归档工作，根据《沈阳工学院学生档案管理办法》的规定,按照学校对毕业生离校工作的安排，现将有关工作通知如下。
一、毕业生档案材料收集工作
请各责任单位做好下列各项毕业生档案材料收集、整理、归档工作，并于毕业生档案材料装档前送交至各学院负责毕业生档案材料装档工作负责人处。
二、装档时间
2022届毕业生档案材料装档时间：2022年6月上旬至中旬。
三、毕业生档案装档工作流程
1.填写毕业生档案交接表，交接表样式见附件。请使用Excel制表，表中各项必填信息须填写完整。每个学院提交一个Excel文档，文档内分为总表和按照发送档案地址的四个类别分别制表（沈阳市人力资源服务与行政执法中心、抚顺市人才中心、EMS邮寄和遗留档案）；请将电子版和纸质版一同送交档案室；纸质版打印一份。
2.装档案当天，请到档案室（博学馆101室）领取学生高中档案，逐个清点学生档案后须在“高中档案材料明细”表上签字交接，清点完成后将明细表交回档案室。
3.各学院负责装档工作的老师带好全部档案材料到指定地点，以班级为单位进行装档工作，需把装档的各项材料展开、平整装入新档案袋,在档案袋左下角写好袋内档案所属学生的班级学号、姓名。封档要求封严、平整。（※装档过程中如发现有非本专业/班级学生档案，请务必返还档案室）
4.档案袋上下封口处均需加盖一个“沈阳工学院图书与档案馆”公章。
5.将封装好的毕业生档案材料进行分类，分为沈阳市人力资源服务与行政执法中心、抚顺市人才中心、EMS邮寄和遗留档案四大类，并按照毕业生档案交接表上的序号顺序排好。
6.将EMS邮寄的档案装入“邮政特快专递（EMS）高校毕业生档案专用档案袋”内再次封装，并粘贴好快递单，封口处和快递单上再次加盖“沈阳工学院图书与档案馆”公章。
7.装档工作结束后由各学院对照“毕业生档案交接表”对档案自行检查核对，如有问题须当场解决，检查无误后所有毕业生档案每20个档案捆成一捆，移交给档案室，双方重新清点完毕完成交接。
四、其他事项
毕业生档案材料邮寄后，请各学院及时将学生档案邮寄时间及去向告知学生，通知学生务必于档案发出后90天内确认个人档案是否已到达邮寄的地点，并及时反馈有关信息；请各学院于2022年9月15日前，将汇总后的学生反馈信息以书面形式（学院毕业生工作负责人签字并加盖学院公章）交图书与档案馆档案室。
附件：2022年毕业生档案材料交接表
图书与档案馆
2022年5月30日
