一、按《档案管理办法》要求，档案室工作人员要督促各立卷部门和课题组按要求及时移交档案，并认真做好分管类别档案的接收工作。
二、各立卷部门应将各自职能活动中形成的对学校或社会有保存价值的档案材料分类组卷，经检查合格后及时向档案室移交。
三、为保证移交进馆档案的质量，档案室有关人员应对立卷部门专（兼）职档案人员进行立卷业务指导，并在档案移交时，对归档材料进行案卷质量检查，对于不合格的归档材料提出改正要求，由立卷人改正后再办理移交手续。
四、接收档案应符合下列要求
1、应归档的文件材料齐全完整，应归档的电子档案应进行真实性、完整性和有效性的检验。
2、按文件内容的联系，合理整理、立卷。
3、归档的文件材料，要按文件之间的历史联系，区分材料保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。
五、党群、行政类和能按自然年度归档的各门类档案在次年四月底以前归档；教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前归档；科研项目（基建项目）在完成验收后两个月内归档；人物类档案，由本人整理后可随时归档。
六、移交档案时，必须经档案室人员验收，交接双方必须当面认真清点，做到移交清册中的档案数量与实际数量一致，并提交双方签字的“移交目录”一式二份，双方各执一份。
